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Was ist eigentlich Archivhosting?

Was ist eigentlich Archivhosting? Die Frage hören wir immer wieder, wenn wir Kunden auf diese Art der Datenhaltung ansprechen. Denn viele wissen gar nicht, dass es so etwas gibt und sie davon profitieren können.

Wer braucht Archivhosting?

Jeder, der wegen gesetzlicher Vorschriften oder aus eigenem Interesse alte Daten aufheben muss oder will. Die üblichen Zeiträume kennen Sie: kaufmännisch relevante Daten sind 6 - 10 Jahre aufzubewahren. Somit hat jeder Kaufmann schon eine Verpflichtung zum Handeln.

Interessant wird es bei Betrachtung des Schreibens 2014/0353090 des BMF vom 14. November 2014 - hier wird im Punkt 9.4 unter anderem die Vorhaltung von Hard- und Software gefordert, sofern in das neue System nicht alle Daten "quantitativ und qualitativ gleichwertig" übernommen werden konnten. Ebenso muss das neue System "die gleichen Auswertungen der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ermöglichen, als wären die Daten noch im Produktivsystem".

Diese Formulierungen können im Prüfungsfall zu Ärger führen, wenn der Prüfer unbedingt etwas finden will und die neue Software beispielsweise nicht die gleiche Bilanz auswirft, wie sie mit dem Altsystem eingereicht wurde.

Aber auch Privatpersonen können im Rahmen der Bekämpfung von Schwarzarbeit verpflichtet sein, Handwerker-Rechnungen und ähnliches aufzubewahren! Hier muss immer der Aufwand zum Nutzen relativiert werden, in der Regel reicht ein Ordner, der sauber aufbewahrt wird.

Spezielle Branchen wie Pharma, Medizin und Lehrinstitute sind ebenfalls zur langjährigen Aufbewahrung verpflichtet. Und nicht zu vergessen sind alle Hersteller von Geräten, die ein Produkthaftungsrisiko eingehen, besonders im Geschäft mit den USA.

Wie lange müssen Daten aufbewahrt werden?

Wie oben beschrieben, gibt es unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume. Von zwei Jahren (Schülerdaten) über 6 Jahre (Handelsbriefe, sogar eMails) bis zu 70 Jahre (Pharma-Produktionsdaten) ist alles dabei. Nun ist es kein Problem, eine Blatt Papier für zwei Jahre im Ordner aufzuheben - bei elektronischen Massendaten über 30 Jahre wird es schon aufwändiger.

In der Regel macht man sich darüber zunächst keine Gedanken - aber beim Wechsel der Kernsoftware im Unternehmen bleibt gern mal das Eine oder Andere auf der Strecke - und plötzlich muss man überlegen, was man mit nicht konvertierbaren Daten anstellt. Ausdrucken und abheften ist nicht immer die perfekte Methode...

Wie bewahre ich am besten auf?

Früher war es einfach: Originale auf Papier möglichst trocken und sicher weg schliessen. Papier hält recht lange, sofern nichts passiert. Jedoch gilt: Feuer und Wasser sind gute Diener, aber schlechte Herren - und so manches Missgeschick wäre zu verhindern gewesen.

Nun kommt die Zeit der Digitalisierung: jedes Blatt Papier einscannen und als PDF auf eine externe USB-Platte kopieren? Das kann für den kleinen Privatmann gut gehen. Muss aber nicht, auch eine Festplatte kann ausfallen. Über größere Datenmengen oder gar "Big Data" sprechen wir lieber erst nicht...

Was bewahre ich auf?

Die Rechtssprechung ändert sich - leider zu oft und zu unübersichtlich. Früher galt beispielsweise im Bereich kaufmännischer Software, dass es genügt, die Stamm- und Bewegungsdaten nach Excel zu exportieren, wenn man seine ERP-Software wechselt. Dazu die relevanten Ausdrucke, und alles ist gut. Nun gibt es folgende Probleme:

  • exportierte Daten nach Excel sind nicht manipulationssicher! Da könnte man schnell mal in Versuchung kommen, etwas zu ändern, wenn eine Prüfung ansteht. Oder beim Export funktioniert etwas nicht richtig, aber niemand bemerkt es. Das Geschrei kann später sehr groß werden, wenn rückwirkend Jahresabschlüsse nicht anerkannt werden.
  • Gerade in Deutschland kommen Prüfer vom Finanzamt immer häufiger mit der Forderung, auch die früher verwendete Software mit den Daten aufzuheben, so dass im Zweifel bei einer Prüfung ein Ausdruck des Abschlusses neu erstellt und mit den eingereichten Daten verglichen werden kann. Schlecht, wenn der alte Server nicht mehr funktioniert, oder die Software nicht auf der aktuellen Betriebssystem-Version läuft...
  • "Mein eMail-Server ist abgeschmiert!" - Das kann ins Auge gehen, wenn Sie elektronisch Rechnungen per eMail übertragen haben. Denn (je nach Schärfe der Auslegung) muss der Empfänger einer eMail-Rechnung den unmittelbaren Empfang vom Absender nachweisen, um die Abziehbarkeit der Umsatzsteuer zu bewahren. Ohne Logdateien vom Mailserver kann das in lange Diskussionen ausarten.

Wo bewahre ich meine Daten auf?

Schon angesprochen ist die externe USB-Platte. Einfach, schnell, aber unsicher. Die heutige Elektronik ist leider nicht mehr auf Langlebigkeit ausgelegt. Selbst eine ungenutzt im Regal liegende Platte kann beim jährlichen Einschalttest auf einmal versagen - und kein Zugriff ist mehr möglich! Also die Platte ständig in Kopie halten...

Bei größeren Datenmengen, oder bei einem abgelösten System kommt schon mehr dazu. Wenn Sie Daten oder Software nicht auf die neue Umgebung übernehmen konnten, müssen Sie den alten Server weiter betriebsbereit halten. Das wird oft schon aufwändiger: Sie benötigen den Platz, den Strom, sowie die Möglichkeit einer Reparatur. Aber selbst Hersteller wie IBM kündigen inzwischen Wartungsverträge, wenn die Hardware älter als 15 Jahre ist.

"Schieben wir eben alles in die Cloud!" - gute Idee, die Feinheiten sind im Detail. Es gibt viele gute Dienste für das Abladen von Dateien - nehmen Sie aber nicht den billigsten. Der existiert eventuell nächstes Jahr nicht mehr! Je nach Software-Umgebung kann man sogar eine Amazon-Cloud oder ähnliches verwenden. Aber für etwas exotischere Systeme (wie IBM i eins ist), gibt es hier nur wenig. Da können wir Ihnen helfen!

Wie bei einem normalen Backup sollten Sie den Zugriff berücksichtigen. Ein Sicherungsband im Banktresor liegt sicher, aber zwischen Freitag Mittag und Montag Morgen ist es meist unerreichbar. Wenn Sie wichtige Daten nur extern lagern, und schnell darauf zugreifen müssen, bedenken Sie Transferzeiten! Ein einzelnes PDF ist schnell kopiert, eine binäre Sicherung einer gesamten Systemumgebung mit 50GB kann länger dauern...

Und was ist jetzt mit dem Hosting?

Hier kommen wir ins Spiel, wenn es um die gesamte Umgebung geht... Wenn Sie einen alten Server (z.B. S/36, AS/400, IBM i, oder einen Win95-PC) noch ein paar Jahre betreiben müssen, wägen Sie die Vor- und Nachteile der Lösung im eigenen Haus ab. Wenn Sie wenig Platz im eigenen RZ haben, der alte Server viel Strom benötigt, oder niemand mehr da ist, der sich mit dem System auskennt - dann rufen Sie uns an! Wir übernehmen, Hardware und/oder Software und stellen die weitere Verfügbarkeit sicher. Wir erstellen Kopien, lagern diese sicher, und garantieren über den angefragten Zeitraum, dass Ihre Daten nicht verloren gehen.

Hosting ist mir zu unsicher - meine Daten bleiben meins!

Selbstverständlich gibt es immer wieder Situationen, in denen man lieber der Herr über seine eigenen Daten ist. Kein Problem! Als Spezialisten auch für ältere IBM AS/400 - Systeme können wir auch aus der Ferne helfen. Sei es mit Tips zum Betrieb, Fragen bei einzelnen Befehlen bis hin zur Versorgung mit Ersatzteilen für 20 Jahre alte Maschinen - wir kümmern uns darum, und Sie können beruhigt sein, dass Ihre Daten nicht in die falschen Hände gelangen. Bedenken Sie bei alter Hardware besonders die Komponenten, die erfahrungsgemäss am ehesten ausfallen: Netzteile, Festplatten und das Wissen, wie man damit umgeht...

Ich migriere doch!

Informationen müssen nicht immer auf dem Original-System aufbewahrt werden. Man kann eine Software-Umgebung auch auf eine virtualisierte LPAR-Umgebung migrieren; mit viel Erfahrung kann man auch Dinge möglich machen, die auf den ersten Blick vielleicht nicht möglich waren. Wichtig ist immer die Nachvollziehbarkeit - damit im Zweifel keine Zweifel aufkommen. Unsere Kontakte zu Finanzbehörden und Abteilungen der Steuerfahndung sind uns gelegentlich auch auf dem kurzen Dienstweg hilfreich. Im Zweifel müssen Sie vorher abklären, was wirklich gefordert ist.

Und später - was haben wir gemacht?

Dokumentation ist ein Zauberwort! Nicht nur in der Entwicklung wird dieses Thema gerne vernachlässigt, auch bei der Migration von Daten gerät hier gerne etwas in Vergessenheit. Bedenken Sie - nicht nur Sie sind an der Konsistenz Ihrer Altdaten interessiert, auch diejenigen, die Sie zur Aufbewahrung verpflichten! Und neben fehlenden Daten besteht auch die Gefahr des Zweifels, ob die Daten auch wirklich korrekt und vollständig sind.

Jede Migration, Kopie oder Aufbewahrung an externer Stelle sollte nachvollziehbar dokumentiert sein, um diese Zweifel auszuräumen. Auch hier können wir helfen - wir migrieren auch Daten nach GxP-Vorschriften der Pharma-Branche.

 

Sie sehen - Archivhosting bedeutet nicht einfach, mal ein paar Datenbestände zur Seite zu legen. Es gibt immer ein wenig mehr zu beachten. Gerade wenn ein Altsystem abgelöst wird und durch Personalwechsel das Wissen verloren ging, ist guter Rat nötig - und nicht unbedingt teuer. Aber lieber zu früh darum gekümmert als zu spät nach Daten gesucht! Und nicht immer muss externes Hosting die beste Lösung sein - zumindest externe Beratung kann beruhigend wirken...